La note de frais est un document qui retrace les dépenses avancées par un salarié dans le cadre de l’activité de son entreprise.
Selon la loi, l’employeur a l’obligation de rembourser ces frais à son salarié. Cependant, toutes les dépenses engagées par le salarié ne sont pas remboursables par l’entreprise.
On peut donc retenir que les dépenses qui peuvent figurer sur une note de frais et mériter remboursement sont bien déterminées par la loi.
La nourriture et l’hébergement
En préambule, il est important de rappeler que l’employeur doit porter à la connaissance de tous les employés, sa politique de note de frais. Cette mesure permet aux travailleurs de réaliser leur facturation convenablement selon les normes et ainsi faciliter la gestion des notes de frais de l’entreprise.
Les frais de restauration
Ces frais se rapportent aux dépenses effectuées pour la restauration au cours des déplacements professionnels. On peut y intégrer les cas où un travailleur invite un prestataire au restaurant afin de bâtir un lien d’affaires important pour sa mission.
Ici, il faut faire attention à trois facteurs :
· Le nombre de clients invités ainsi que leur relation avec la mission professionnelle. En effet, on ne peut pas inviter des membres de sa famille et placer les frais sur le compte de la société ;
· Le montant de la dépense dont le maximum est généralement fixé à 40 € par les entreprises. Certaines vont jusqu’à 80 € par personne selon l’importance de la situation. Toutefois, le solde doit être raisonnable en ce qui concerne la fréquence des dépenses ainsi que l’objet de l’invitation ;
· Le statut de l’alcool dont la consommation est un sujet qui peut prêter à confusion. Il est important dans ces cas de figure, de se renseigner sur les pratiques acceptées dans son entreprise pour ne pas virer aux abus.
Les frais d’hébergement
Dans le cadre des frais d’hébergement, il faut faire attention à la distance. En effet, la dépense d’hébergement ne sera intégrée à une note de frais que si le lieu (hôtel par exemple) est situé à plus de 50 km du domicile du salarié.
D’autre part, si le collaborateur ne peut pas se rendre chez lui en moins de 90 minutes, ses frais d’hébergement ne seront également pris en compte dans sa note de frais.
Certains cas exceptionnels sont aussi acceptés par les employeurs comme les situations de grèves, les blocages des voies, les tempêtes de neige, etc.
La communication et le transport
Les dépenses liées au transport
Ici, il s’agit des dépenses concernant le déplacement telles que les frais de stationnement ou de péage.
Le remboursement peut se faire sous forme d’indemnités kilométriques dans le cas où le collaborateur se sert de son véhicule personnel pour un usage professionnel. Les indemnités kilométriques se calculent en fonction d’un barème fiscal.
Il faut noter que les frais d’amende sont très rarement pris en compte par les sociétés. Par ailleurs, les frais de transport en commun, de billet d’avion, de bateau ou de train peuvent également entrer dans l’établissement de la note de frais.
Pour en savoir plus sur les indemnités kilométriques, cliquez ici.
Les dépenses de communication
Si l’entreprise dans laquelle vous travaillez vous autorise à utiliser votre téléphone personnel pour un but professionnel, vous pourrez soumettre une partie du montant de votre abonnement au remboursement via la note de frais.
Ceci est également possible dans le cas des home offices ou de co-working.
Les dépenses de Marketing
Les dépenses commerciales
Si vous faites un cadeau à un client dans le cadre de votre mission professionnelle, celui-ci peut être remboursé par la société.
Pour faire figurer cette dépense sur la note de frais, il vous faudra prouver l’intérêt du cadeau pour le maintien des relations entre l’entreprise et le client.
Dans ce cas, la TVA sur les frais du cadeau n’est pas déductible.
Les dépenses événementielles
Il peut arriver que votre mission professionnelle s’inscrive dans le cadre de votre participation à un salon, une conférence ou un colloque. Si l’entreprise vous envoie en tant que conférencier, organisateur ou visiteur, elle prendra en compte vos frais d’inscription, d’entrée et les autres frais indispensables au bon déroulement de l’événement.
Même si théoriquement et en apparence, la gestion des notes de frais dans une entreprise a l’air simple, dans la réalité, elle constitue un casse-tête pour les entreprises.
Des contrôles minutieux doivent être effectués par la comptabilité interne en vue d’éviter les difficultés avec l’URSSAF. Il est donc important que chaque entreprise communique clairement à son personnel, les différents types de dépenses pouvant être prises en compte dans la note de frais.